O ČEM JE TIME MANAGEMENT

Jak se tak už nějakých patnáct let coby lektor pohybuji v oblasti kurzů na téma sebeřízení, sebeorganizace, stále znovu mne překvapuje, jak často dost odlišné věci si my lidé spojujeme s týmiž pojmy.

Tak schválně: Co vás napadne jako první, když čtete nebo slyšíte výraz TIME MANAGEMENT?

Diář? Outlook či jiný organizér? Rozdělení projektu na dílčí kroky a jejich rozvržení včase? Ano, to napadne řadu lidí. Ano, poznamenání si, co a kdy potřebuji udělat, určitě je součástí time managementu. Proč se pak ale kurzy nejmenují Práce s MS Outlook nebo Práce s osobním diářem, ale Time management?

Práce s plánovačem je totiž jen část věci. Nikoli jádro pudla, podstata toho, oč tu běží.

Když rozlišíme sledovaný účel a používané prostředky, pak je diář či plánovač sice důležitým, ale pouze pomocníkem, nástrojem.

Účelem time managementu (dále „TM“) je vždy dělat, co je zrovna NEJLEPŠÍ UDĚLAT. A to v optimálním rozsahu – ne v menším, ale ani ne ve větším. K tomu potřebuji udržovat si přehled o své práci, o jejích cílech a souvislostech: rozlišovat, co je teď to hlavní, to nejdůležitější.

Dobrý diář, plánovač mi k tomu může posloužit jako MAPA, díky které se dobře ORIENTUJI v krajině dne a nesejdu z cesty. Mapa, která mi pomůže rozlišit a eliminovat slepé odbočky a soustředit síly na postup správným směrem. Nepřehlédnout možnosti zrychlení, chytrá zkrácení cesty nebo udělání si cesty schůdnější nebo zajímavější či do budoucna perspektivnější. Tomuto účelu pak dále slouží klasické nástroje TM jako priority, rozlišování naléhavosti a důležitosti, pravidlo 20/80. Mám-li tyto principy na paměti, spíše se pak neutopím v podružnostech, spíše dělám na KLÍČOVÝCH VĚCECH a posouvám se kupředu.

Současně hledím kultivovat svou osobní výzbroj vůči přepadům ZLODĚJI ČASU, kteří, kdybych je nechal, mě úplně oškubou… Jinak řečeno, kdybych je nechal, nikdy nedojdu, kam jsem potřeboval a chtěl. Nejčastějšími zloději času jsou na naší straně menší či větší chaos v systému ukládání dat (často či pořád pak něco hledám) nebo slabší osobní kondice – scházející nebo chabé osobní dovednosti nebo nic moc fyzický či psychický stav. Dalšími typickými zloději času jsou pak vyrušení zvenčí – maily a vůbec internet, telefonáty, osobně přicházející a obracející se na nás druzí lidé. Ano, často je na místě se některým z těchto podnětům zvenčí okamžitě a plně věnovat. Někdy si však také potřebuji udělat čas na soustředěnou individuální práci. Nalezení způsobů, jak skloubit tyto dva režimy – koordinaci s druhými a samostatnou soustředěnou činnost „na svém“ – to je další velké téma, v kterém TM může prakticky pomoci.

Ano, dobré průběžné rozhodování a konání – rozeznání podstatných, klíčových činností, jejich upřednostnění a eliminace zlodějů času tedy tvoří podstatu TM spíše, než samotné rozpisy úkolů v diáři.

Ve hře je však ještě něco. Nezbytný předpoklad, který současně tvoří skutečné jádro věci. Zdánlivá maličkost, v řadě příruček TM opomíjená.

Klíčovou součást TM představuje prakticky projevovaná VŮLE OVLIVŇOVAT chod dne, ovlivňovat své fungování, myšlení, návyky. Postavená na víře, že má cenu snažit se chod věcí ovlivňovat. Že toto úsilí má šanci. Že to je možné. Že je šance, je naděje. Na víře, že chod dní není dán řádem velkého světa, kde já jsem „moc malý pán“. Ovlivňování, postavené na víře a poznání, že na svůj den, své fungování, svou práci, svůj tým, na své blízké a okolí mám vliv, ne že ne. Jde o můj přístup k sebeřízení. Jak to celé beru.

Zde naši lidskou situaci výstižně charakterizuje často citovaný, Henry Fordovi připisovaný výrok „ať si myslíš, že to dokážeš, nebo ať si myslíš, že to nedokážeš - v obou případech máš pravdu.“

V přístupu k životu lze rozlišit dvě skupiny lidí.

PRVNÍ skupinu lidí poznáte podle toho, že se v řeči často soustředí na výčet, co jim kdo provedl, jak to mají velice těžké a jaká další příkoří se jim, lidem kolem a lidem vůbec ještě dějí, případně na odůvodnění, proč zrovna v jejich situaci nemá cenu se snažit - za vše, co se nepovedlo, mohou „ti nahoře“ nebo ekonomická, mezinárodní či jaká situace. Lidé z této skupiny často patrně ze svých vlastních nezdarů v ovlivňování chodu věcí bezděčně vyvozují, že ovlivňování není možné. V literatuře, věnované, osobnímu růstu a rozvoji, nazývá Stephen Covey tento přístup reaktivním a Fred Kofman chováním typu oběť.

DRUHOU skupinu lidí poznáte podle toho, že se v řeči soustředí na své fungování a možnosti – zajímá je, co dělají dobře, co tak úplně ne a jak můžou případně příště postupovat jinak, lépe. Fungují s vnitřním postojem „jaké si to udělám, takové to bude.“ Covey nazývá tento přístup proaktivním a Kofman chováním typu hráč, v českém překladu tvůrce.

Lidé z první skupiny velmi často mluví o něčem, co se jim nelíbí a co v nich vyvolává nespokojenost. Protože však sami sebe vnímají jako spíše bezmocné, nenavrhují řešení. Jen kverulují, naříkají. Kumuluje se v nich nespokojenost a v týmu napětí.

Když se něco nelíbí představiteli druhého typu, zváží možnosti ovlivnění dané věci. Když nalezne, jak, jedná: jde a věc ovlivní požadovaným směrem. Když věc posoudí jako jím opravdu neovlivnitelnou, pustí ji (napořád nebo pro tuto chvíli) z hlavy, přenese pozornost na něco povzbudivějšího a jde dělat na něčem, co má spíše ve vlastních rukou.

Co způsobuje, do které skupiny osobně patříme? Lidé z první skupiny vám řeknou, že výchova a prostředí, v kterém jste vyrůstali a ve kterém žijete. Lidé z druhé skupiny vám poví, že je to především vaše vlastní volba.

Asi tušíte, k jakému přístupu se kloním.

Aby bylo jasné: Nechci se lidem z první skupiny zle posmívat, zesměšňovat je či nadměrně hanět. Naučená bezmoc u nás v dobách minulého režimu zapustila hluboké kořeny. A představitelé první skupiny žijí nejen u nás, ale všude po světě. Jakkoli je to celé trošku komplikovanější, přesto však jsme si vybrali sami (viz Sprenger, 2013). A nehraje roli, že jsme si třeba nevybrali vědomě. Že jsme přehlédli ten správný moment pro rozhodnutí, křižovatku, na které jsme si mohli a měli vybrat, nerozhodli se nijak a pak se dostali do vleku okolností, ze kterého je obtížné vystoupit. Důsledek je týž.

Volba jednoho ze dvou výše zmíněných přístupů má řadu ekonomických, sociálních, psychických a etických důsledků. Druhý přístup však volím i jen z čistě pragmatických důvodů. Vzdát se možností ovlivňovat chod svých dní prostě není příliš praktické.

Tato VŮLE OVLIVŇOVAT a s ní spojená práce na sobě, na svých dovednostech a osobní kvalitě je podle mne klíčovou přísadou TM. Ona je tím hlavním, O ČEM JE TIME MANAGEMENT.

A jakou roli může v tomto ohledu - ve volbě osobního přístupu k věci – sehrát účast na kurzu time managamentu? V případě „zarytých“ představitelů prvního přístupu ne velikou. Většina z nás se však reálně nachází v širokém pásmu někde mezi prvním a druhým přístupem – „někdy jsem reaktivní, někdy proaktivní, podle situace,“ sami často lidé říkají. Pokud si tito lidé z kurzu odnesou pár konkrétních, jednoduchých tipů a nástrojů a začnou je v praxi používat, často zažijí zkušenost určitého (byť třeba pro začátek dílčího) úspěchu v sebeřízení, v ovlivňování dění. A právě tato vlastní, osobní zkušenost pak může být tím, co jazýček vah přechýlí na lepší stranu. Na stranu poznání, že můžeme ovlivňovat chod svých věcí, ne že ne. Že to jde a že se to vyplatí.

Sprenger, R. – ROZHODNUTÍ JE NA TOBĚ. Grada Publishing, 2013
Covey, S. – SEDM NÁVYKŮ SKUTEČNĚ EFEKTIVNÍCH LIDÍ. Management Press, 2014
Kofman, F. – VĚDOMÝ BUSINESS. Integrita, úspěch, štěstí. Portál, 2010

Autor: Pavel Štursa
Setkání k tématu zde